六、公文處理其他重要環節注意事項
（一）文件分發
分發是對文件的分文、分辦，即把收入登記後的文件，按其性質和辦理要求分別送給領導、有關部門參閱或辦理。分文的基本做法如下：
對涉及全局性、政策性、指導性或重大問題的請示、報告之類的文件以及文書人員不能判定應由哪個部門承辦的文件，應一律先送文書部門負責人（如辦公室主任、秘書科長、文書科長等）閱處。
內容屬一般日常業務及有明文規定應由哪個部門承辦的文件，可徑直交有關部門閱處。
分送給領導批閱的文件，要先填好公文處理單，將文、單一併送批。
便函、請柬、介紹信、廣告、啓事等，不作登記，直接交具體負責人員辦理。
在文件份數少、閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理後閱知、先主辦後協辦、先正職後副職的次序分別閱處。
樣式
文件處理箋
（二）文件傳閱
傳閱是指文件只有一份或很少幾份的情況下，而需要閱知的人很多，由文書人員組織在需要閱知的人員中間傳遞、閱知。
文件傳閱要遵循以下基本要求：
◆傳閱的次序，一般是先機關的主要領導、後機關的其他領導，先主管業務部門、後其他業務部門。
◆
對投入傳閱的文件，事先由文書人員填好《文件傳閱單》，單上寫明文件的標題、編號，並排列好閱知人員的姓名。閱件人閱後在《文件傳閱單》上籤注姓名及閱文時間，畫圈視爲同意。
◆機要文件傳閱不得“橫傳”，即閱件人接交文件只對文書人員，閱件人之間不能傳遞文件。
樣式1
文件傳閱單
樣式2
閱文登記簿
（三）文件批辦
文件批辦是機關或部門領導人對公文應如何處理所作的批示。
文件批辦的作用：有利於機關或部門的領導人能及時閱讀重要的文件，掌握有關的文件精神；便於加強對文書工作的領導；便於向承辦人及時交代意圖和要求；便於合理分工；有利於提高效率；是決定收文承辦責任、原則、方法的關鍵。
文件批辦的做法：對需閱知或參考性的文件，只在傳閱欄中籤名，標明閱知日期即可；對需在一定範圍內傳達的文件，要批明傳達的範圍、方式、時限以及由誰負責傳達等，以便於考覈；對需要貫徹執行的，要先對擬辦意見表明態度，同時提出處理的原則、辦法、措施、承辦部門或人員、承辦的時間要求等。
文件批辦的注意事項
◆ 批辦意見要寫在文件傳閱單上，不能在文件的天頭頁邊上寫批語，以保持文件的整潔。
◆ 批辦意見
要寫得清楚準確，簡明扼要，用毛筆、鋼筆寫批語，忌用鉛筆、圓珠筆。
◆ 需由兩個以上部門或人員承辦的，應明確由誰主辦、由誰協辦。
樣式
文件批辦表
（四）文件催辦
催辦是指對辦理中的公文，向承辦部門或承辦人員進行督促或檢查。文件催辦的目的在於防止積壓和誤事。催辦一般分對內催辦與對外催辦。
對內催辦是對本機關內部承辦公文情況的督促檢查，一般由機關文書工作人員負責，不僅對承辦中的公文要進行催辦，同時，對呈閱、傳閱、繕印中的文件也要注意催辦。
對外催辦是指對機關發往外單位需要回復的公文的督促與提醒，一般是誰承辦的誰負責催，可採用電話、發函、電報等方式進行催辦。
對重要文件的辦理情況的催辦，要及時作出催辦記錄，包括什麼時間、催辦方式、被催辦人的姓名等，以備查考。
樣式1
文件催閱單
樣式2
文件催辦單
（五）文件銷燬
銷燬文件應辦理批准手續，堅持執行監銷制度。銷燬檔案應注意安全保密，一般要有兩人以上監銷。銷燬後監銷人應在銷燬清冊上簽字蓋章，並註明銷燬方式（焚燬或變爲紙漿）和時間。
樣式
銷燬文件登記簿
（本章完）